準備成立香港公司前，老闆先要安排好的 6 件事

1. 先想清楚：公司第一批交易會怎樣發生？

開始前，老闆不必預先做一套複雜帳簿，但應先列出公司最可能出現的款項類型。這一步的目的，是幫自己知道日後要保留甚麼資料，而不是預測每一筆收入或開支。

可以先回答以下問題：

最實際的做法，是用一頁文件寫下「收入來源、付款渠道、常見開支、誰負責保存資料」。這份起步清單日後可以調整，但它能避免公司開始營運後，所有資料只散落在不同人的電話、電郵、銀行 App 和平台後台。

2. 為每一個收款及付款渠道留下一條清楚的紀錄

很多小企一開始未必只有一個收款渠道。客戶可能經銀行轉帳付款，網店平台可能隔幾日才結算，老闆亦可能先用私人款項墊支。渠道多不是問題；真正容易造成混亂的，是日後只見到一筆入帳或出帳，卻無法說明它對應甚麼交易。

起步時可以為每個渠道定下一個簡單原則：每一筆款項都盡量有來源、日期、金額、交易對象和用途。 例如：

• 客戶付款：保存報價、訂單、發票、付款通知或平台交易紀錄。
• 供應商付款：保存採購單、合約、發票、收據或電郵確認。
• 網店或支付平台結算：同時保存平台後台的訂單紀錄、手續費資料及實際入帳紀錄。
• 老闆代公司付款：保留付款證明，並加一行簡單說明，例如「代付首月軟件費」或「代付供應商訂金」。

這不是叫老闆把每一張截圖都分得極細，而是建立一個日後自己和服務團隊都看得懂的基本脈絡。

3. 一開始就把單據和付款證明放在同一個可追溯的位置

單據最常見的問題不是完全沒有，而是放得太分散：紙本在袋內、電子收據在電郵、付款截圖在 WhatsApp、網購發票在不同平台帳戶。等到需要整理時，老闆要花時間重新找回每一項，亦未必記得哪一張單對應哪一筆付款。

香港稅務局指出，經營業務的人須保存足夠的入息及開支紀錄，以便確定應評稅利潤；紀錄可包括帳簿、憑單、銀行結單、發票、收據、資產及負債紀錄等，並須保留最少七年。^[2]

因此，創業初期可先採用一個很簡單的分類方法：

紙本單據可以掃描或拍照後集中保存；電子文件則可按月份或交易類型命名。重點不是選擇哪一個軟件，而是日後能否找回文件、看得出文件屬於哪一筆交易，以及知道有哪一部分仍未補齊。

4. 公司開支、私人開支和代墊款項要及早分清楚

公司剛起步時，老闆常會先用私人信用卡、私人銀行戶口或現金付款。這種情況本身並不罕見；但如果沒有留下簡單說明，日後最容易出現兩個問題：第一，不知道某筆款是否真的與公司有關；第二，付款雖然在銀行紀錄中看得到，但找不到支持文件。

起步時可先採用以下做法：

1. 可行時，盡早使用清楚的公司收款及付款安排。 這有助將公司日常交易與私人消費分開管理。
2. 如由老闆代付公司款項，保留付款證明和用途。 不需要長篇大論，但要讓日後整理的人知道這筆款的背景。
3. 如一筆交易同時涉及私人及公司用途，不要假設全數都是公司開支。 先標示為「待確認」，再按實際情況處理。
4. 不要只保留銀行入帳或出帳畫面。 銀行紀錄可顯示款項流動，但未必足以交代交易內容。

這些習慣的價值，在公司交易不多時未必特別明顯；但交易累積數月後，愈早留下說明，愈少需要靠記憶補回背景。

5. 決定誰負責「每月一次」整理，而不是等到有空才做

不少創業者會說：「公司剛開始，交易不多，遲些才整理。」交易少確實是好消息，但也正因為資料量少，反而最容易建立固定節奏。

建議做法不必複雜：每月預留一個固定時間，將當月新增的收入紀錄、支出單據、銀行及支付平台交易放入相應分類，並把未能確認的項目列為待補。每月只需處理當月資料，遠比半年後一次過回頭找所有文件容易。

6. 第一次找會計支援前，先準備「公司現況」而不是急著問一口價

公司成立後，很多老闆第一次問會計或記帳服務時，最想知道的是收費。這很正常；不過要得到較貼近公司情況的安排，先講清楚公司的基本資料通常更有效。

例如，可以先整理：公司現時處於準備成立、剛成立還是已營運；主要做甚麼生意；平日怎樣收款及付款；每月大概有多少交易；現時手上已有甚麼資料；以及最希望先處理公司成立、日常記帳、會計還是報稅支援。

這種做法亦較符合小企的實際需要：先處理眼前最重要的資料，再按公司開始營運後的交易量和複雜程度調整安排。